Jak się zabezpieczyć w indywidualnej współpracy z klientem?

Kim jest Twój klient? Co o nim mówi jego ogłoszenie?

Szukając zleceń na własną rękę, zrób podstawowy research klienta w sieci:

1. Czy jesteś w stanie znaleźć wiarygodne informacje o nim lub o firmie, którą reprezentuje? Poszukaj takich informacji, jak imię i nazwisko, NIP, numer telefonu.
2. Czy klient jest wypłacalny? Jeżeli to firma, czy nie znajduje się w stanie upadłości?
3. Czy profil ogłoszeniowy nie wygląda na fake’owy?
4. Znalazłeś negatywne opinie? Z czego wynikały? Jeżeli podmiot zamieszczający ogłoszenie jest członkiem zamkniętej grupy, możesz poszukać jego wcześniejszych zleceń i komentarzy pod nim.

Zastanów się też na formą i zawartością samego ogłoszenia. Warto być ostrożniejszym, jeżeli:

• ogłoszenie napisano z błędami, są w nim wulgaryzmy,
• zaproponowano w nim wyjątkowo wysoką stawkę, niespotykaną na rynku.

Oczywiście odrzucaj z głową – nie trzeba skreślać współpracy z powodu nieformalnego stylu ogłoszenia, ogólnikowej treści, braku danych kontaktowych. Może to po prostu pierwsze takie zlecenie klienta? O wszystko przecież można dopytać, a szczegóły dopracować już indywidualnie.

Pierwsze wrażenie i sposoby na „nieformalnego” klienta

Pierwszemu wrażeniu warto zaufać, ale trzeba pozwolić sobie na szersze spojrzenie. Zadaj pytania kontrolne – od nich uzależnisz „wejście w temat”. Kontaktując się z klientem, na start zapytaj o formalizację współpracy i zasady rozliczania się.

Jeżeli klient:

• nie chce sprecyzować stawki ani formy rozliczenia,
• nie chce sformalizować współpracy lub skorzystać z platformy pośredniczącej (typu GoodContent.pl), która pozwoli zabezpieczyć obie strony przed ryzykiem, nie chce też podać swoich danych,

bądź ostrożny. Jeśli występuje tylko jedna z powyższych obiekcji, postaraj się dowiedzieć od klienta, co o tym zadecydowało.

1. Dlaczego klient wzbrania się przed ustaleniem wynagrodzenia?

Czasem powód jest dość prozaiczny: brak doświadczenia w wycenie, chęć uniknięcia podatku lub po prostu bardzo małe zlecenie, np. za 20 zł.

Jeżeli więc nie chcesz skreślać takiego zleceniodawcy, zaproponuj opłatę z góry (bardzo małe zlecenie) lub zaliczkę. W przypadku rozbudowanych zleceń warto podczas realizacji dodatkowo przejść na rozliczanie częściowe/etapowe – najpierw dostaniesz zaliczkę, wyślesz część tekstu, a po każdej kolejnej oddanej partii otrzymasz proporcjonalną część wynagrodzenia. Dzięki temu masz większą pewność co do terminowości wypłat, a przede wszystkim zabezpieczysz się przez sytuacją, kiedy klient dostanie tekst i nie zapłaci.

2. Klient nie chce podpisać formalnej umowy. Co zrobić?

W polskim prawie nie ma obowiązku spisywania umowy formalnej. Może być ona zawarta nawet ustnie i będzie tak samo wiążąca. Pamiętaj jednak, że do przeniesienia majątkowych praw autorskich czy udzielenia licencji wyłącznej – a jest to jedna z najważniejszych kwestii, jakie należy z klientem ustalić – niezbędna jest forma pisemna.

Załóżmy jednak, że decydujesz się na przyjęcie takiego zlecenia. Jeżeli masz wzór umowy pisemnej, a klient nie chce jej podpisać, staraj się doprecyzować jak najwięcej szczegółów mailowo. Drogą mailową potwierdzaj także wszystkie ustalenia poczynione osobiście lub przez telefon. Wszystkie spisane i zaakceptowane założenia będą tak naprawdę tworzyć pomiędzy stronami umowę, staną się też podstawą ewentualnego dochodzenia roszczeń.

Umowa formalna – rozwiązanie dla Ciebie i klienta

Pisemna umowa to najlepsza podstawa do ochrony własności intelektualnej, dochodzenia własnych praw (w tym przede wszystkim autorskich majątkowych) czy wreszcie najskuteczniejszej egzekucji należności. Powinna stawiać obie strony na równej pozycji. Będzie dla nich zbiorem jasno określonych zasad, do których można się odwoływać, oraz szczegółowym briefem zamówienia.

Wśród copywriterów dużo mówi się o inwestycji w indywidualny wzór umowy. Coraz częściej freelancerzy, których nie chroni pracodawca, decydują się w tym celu na pomoc prawnika. Przedstawienie takiej umowy klientowi to nie tylko wyraz profesjonalizmu, ale także zaproszenie do negocjacji z korzystniejszej strony – w praktyce wyegzekwowanie modyfikacji do umowy przychodzi łatwiej klientowi niż copywriterowi.

Jak skonstrować umowę, by zabezpieczała interesy copywritera?

Decydujesz się samodzielnie stworzyć szkielet umowy? Zwróć uwagę na następujące aspekty:

1. Umocowanie – sprawdź, czy osoba, z którą rozmawiasz, jest stroną prawną zamówienia i może umowę podpisać. Jeżeli zleceniodawca jest pracownikiem firmy, poproś go o przesłanie pełnomocnictwa, czyli upoważnienia do podpisywania tego typu umów. Wypełniając umowę z konkretnym zleceniodawcą, bądź dokładny: wpisuj pełne imiona i nazwiska czy pełne dane firmy.
2. Forma umowy – zależy od przedmiotu umowy. Najczęściej będzie to więc umowa o dzieło, czyli umowa rezultatu, który zostanie utrwalony. Pamiętaj, że zgodnie z kodeksem cywilnym nie łączymy tego ze sposobem rozliczania i porządkiem podatkowym, czyli umowę o dzieło może podpisać także copywriter przedsiębiorca, wystawiający faktury.
3. Wartość wynagrodzenia: stawka i forma płatności – ustal, czy wynagrodzenie otrzymasz przed realizacją zlecenia, czy wpłacona zostanie zaliczka. Możesz się rozliczać według stawki za 1000 zzs lub – jeżeli płatność ma nastąpić etapowo – w formie opłaty abonamentowej. Najczęściej proponowanym przez klientów rozwiązaniem jest oczywiście wypłata wynagrodzenia po zrealizowaniu zlecenia. Jeżeli wybieracie tę opcję, zabezpiecz się, przesyłając podgląd treści do odczytu w celu akceptacji, i nie oddawaj klientowi edytowalnych plików do czasu wykonania płatności. Przy okazji warto ustalić limit poprawek do wprowadzenia, aby można było uznać zlecenie za wykonane.
   Stawka godzinowa przydaje się do ustalenia zasad dopłaty za dodatkowe czynności, jakie mogą się pojawić w trakcie realizacji (koniecznie trzeba je uwzględnić w umowie, tworząc do niej aneks). Ważną kwestią, o której niestety często się zapomina, jest poziom wynagrodzenia. Koniecznie określ stawkę netto – dzięki temu nie musisz się przejmować wysokością zaliczki na podatek dochodowy.
4. Regulacje dotyczące praw autorskich:

• autorskie prawa majątkowe – możesz przenieść na klienta autorskie prawa majątkowe do zamówionych w umowie treści; klient na tej podstawie staje się ich właścicielem. Drugim rozwiązaniem udzielenie klientowi licencji niewyłącznej – tu jako twórca użyczasz praw na ograniczony lub nieograniczony czas. Niezależnie od formy, jaką wybierzecie, ustal dwie kwestie: jakie będą pola eksploatacji treści oraz kiedy przejęcie praw lub licencja wchodzą w życie – to ostatnie powinno mieć miejsce w momencie oddania całości zlecenia i wypłaty pełnego wynagrodzenia.
• autorskie prawa osobiste – umowa powinna regulować prawo do wykonywania tych praw. Zadbaj o zapis gwarantujący Ci podpisanie się pod swoim tekstem lub umożliwiający umieszczenie go w portfolio. Jeśli klient nie chce podpisać imieniem i nazwiskiem Twojego tekstu, może poprosić Cię o nieujawnianie Twojego autorstwa. Taka prośba również powinna znaleźć się w umowie.

5. Przedmiot zlecenia – na podstawie ustaleń z klientem spisz możliwie najprecyzyjniej wszystkie szczegóły zamówienia. Dobrym pomysłem jest aneks w postaci briefa, kwestionariusza z konkretnymi pytaniami do Klienta odnośnie jego oczekiwań. Zapytaj w nim o wszystkie informacje potrzebne do realizacji zlecenia. Będą to przede wszystkim:

• Informacje o zleceniu: m.in. liczba tekstów, temat treści, rodzaj treści (np. opis kategorii, artykuł na blog), liczba znaków ze spacjami (zzs) – dopuszczalne widełki, styl (język specjalistyczny, język nieformalny), cel realizacji zlecenia, kwestie techniczne (SEO, np. frazy kluczowe, linki), grupa docelowa (także sposób komunikacji z nią i punkty zapalne – czyli o tym nie wolno pisać).
  • Terminy: realizacji, akceptacji, wypłaty wynagrdzenia; sposób przekazania gotowego zlecenia; złożoność zamówienia – jeżeli zamówienie jest wieloetapowe, opisz szczegółowo każdy etap według ogólnego wzoru. W tym miejscu zabezpiecz się też przed nieterminowością klienta, np. nieprzekazaniem materiałów na czas, opóźnieniami w akceptacji zlecenia czy wypłacie wynagrodzenia (kary finansowe, przesunięcie terminu realizacji z winy klienta).
• Informacje o zleceniodawcy: opis firmy, produktu, usługi, przedmiotu zlecenia, charakterystyka branży, oferty, określenie mocnych punktów, wskazanie konkurencji.

Umowa – czego może wymagać klient?

Aby kompletnie zabezpieczyć się na różne możliwości, czytaj dokładnie uwagi, które klient wniósł do Waszej umowy. Ważna jest ocena ewentualnego ryzyka (np. wysokość kary) – zastanów się, czy warto je podjąć. Dokładnie określ z klientem, za co mogą spotkać Cię negatywne konsekwencje i jak poważne one będą. Dla zleceniodawcy na start najważniejsze jest, aby treść była unikalna, starannie napisana i oddana w terminie. Aby się zabezpieczyć, klient w umowie dodaje często zapisy takie jak:

1. Kary finansowe za np. niespełnienie założeń briefa/umowy, niechlujność wykonania i złamanie zasad poprawności językowej, błędy merytoryczne, nieterminowość. W przypadku opóźnień klienci często ustalają karę umowną za każdy dzień opóźnienia. Przy naliczaniu takich kar to klient ma udowodnić Twoją opieszałość, dokumentuj więc wszystkie etapy wykonania zlecenia. Warto też ściśle ustalić terminologię. Zamiast „opóźnienia” wpiszcie „zwłokę” – czyli zawinione opóźnienie w realizacji zlecenia. Wtedy takie sytuacje jak np. nieoczekiwany pobyt w szpitalu nie spowodują negatywnych konsekwencji.
2. Możliwość odstąpienia od umowy – czasem zleceniodawca wykorzystuje argument drobnego opóźnienia jako sposób na rozwiązanie umowy w sytuacji, gdy po prostu się rozmyślił, znalazł kogoś tańszego, a według prawa nie może Ci wypowiedzieć umowy o dzieło. Pamiętaj, że w przypadku opóźnienia klient może odstąpić od umowy, nie wyznaczając przy tym dodatkowego terminu na realizację (art. 635 Kodeksu cywilnego). Musisz więc umieć się obronić: przepis ten nie znajduje zastosowania w przypadku drobnych opóźnień w trakcie oddawania kolejnych części zamówienia, a raczej w przypadku, kiedy są one znaczne i istnieje duże ryzyko, że nie ukończysz zlecenia w wyznaczonym terminie. Klient nie może też odstąpić od umowy, jeżeli opóźnienie realizacji zlecenia jest skutkiem niepodjęcia przez niego działań, do których zobowiązał się w umowie, np. niedostarczenia obiecanych materiałów czy braku akceptacji etapu w terminie.
3. Klauzula poufności (NDA) – taki zapis, aneks do umowy lub nawet cała odrębna umowa często pojawia się we współpracy z dużymi firmami. Należy dokładnie zapoznać się z informacjami, które według klienta są poufne, np. czy możesz ujawnić komukolwiek fakt współpracy z nim. Jeżeli udostępnisz poufne informacje osobom trzecim, grozi Ci kara finansowa, ale również konsekwencje prawne.
4. Zakaz konkurencji / klauzula wyłączności – taki zapis, często obwarowany karami umownymi, również może być wymagany w przypadku współpracy z dużym podmiotem. Zastanów się wtedy, kogo klient określa jako swojego konkurenta. Jeżeli jest to dość liczna grupa albo dość niszowa tematyka, możesz sobie poważnie ograniczyć możliwości nawiązywania innych współprac.
5. Prawo do przeróbek – jeżeli Klient nie zadba o to w umowie, każda przeróbka tekstu czy nawet jego przetłumaczenie wymaga Twojej zgody jako autora.

Przede wszystkim intuicja i doświadczenie

Oczywiście nie każda współpraca będzie od Ciebie wymagać tak solidnych przygotowań. Ale jak to mówią, nieznajomość prawa szkodzi i lepiej dmuchać na zimne. Mając tak mocne podstawy, możesz martwić się już tylko szukaniem nowych zleceń i… weny.